Fiche de présence - Manuel d'utilisation

Pourquoi Fiche de présence ?

Saisie quotidienne en quelques clics

Un calendrier mensuel par salarié : cliquez sur un jour, choisissez le type d'événement (travaillé, congé, absence, arrêt maladie...), les heures se pré-remplissent depuis l'horaire normal de la société.

Fiche Navette Paie automatisée

Trois modèles (SOLA, RSM, MEI) et trois formats (Excel, Pdf, Image) générés automatiquement à partir des présences saisies — heures, congés, absences, retards, ICCP calculés pour vous.

Multi-établissement, un seul compte

Un groupe (même SIREN) peut réunir plusieurs établissements dans une seule application : la Fiche Navette GLOBALE combine tous leurs salariés sur un seul document.

Historique complet des contrats

Chaque salarié conserve l'historique de ses contrats (CDI, CDD, alternance apprentissage ou professionnalisation, intérim, stage), y compris les réembauches et les ruptures — rien n'est jamais écrasé.

Calculs automatiques fiables

Heures supplémentaires (25%/50%), retards, solde de congés payés et Indemnité Compensatrice de Congés Payés (ICCP) calculés directement à partir des horaires et des contrats — plus de tableur à mettre à jour à la main.

Droits d'accès par rôle

Trois niveaux d'accès (Utilisateur, Administrateur, Super-Administrateur) pour que chacun ne voie et ne modifie que ce qui le concerne.

Accessible sur mobile

Application installable sur smartphone (PWA) et pages adaptées aux petits écrans, pour saisir ou consulter la présence même en déplacement.

Envoi direct par mail

Les fiches générées peuvent être envoyées directement par mail au service paie, sans passer par un téléchargement puis une pièce jointe manuelle.

Conformité intégrée

Déclaration mensuelle "Exploitation sans salarié" intégrée pour les mois où une société n'a plus aucun salarié actif, avec signature électronique.

Badgeage sur borne (option)

Un téléphone ou une tablette posé à l'entrée devient une borne : chaque salarié badge avec son code ou sa carte QR, les heures du jour se remplissent toutes seules et les oublis de badge vous sont signalés chaque matin.

Se connecter

Rendez-vous sur la page de connexion, saisissez votre adresse mail et votre mot de passe. Une icône en forme d'œil permet d'afficher le mot de passe tapé pour vérifier sa saisie. En cas d'oubli, le lien « Mot de passe oublié » envoie un lien de réinitialisation par mail (valable une heure).

Gérer les salariés et leurs contrats

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Créer un salariéDepuis « Salariés » dans le menu, cliquez sur « Créer » pour une société donnée (un Super-Administrateur voit un bouton « Créer » unique, sans présélection de société — le formulaire demande alors de la choisir). L'identité, l'adresse, la fonction, le numéro de sécurité sociale et le premier contrat (type de contrat, date de début, date de fin si elle est déjà connue, salaire brut) se saisissent en une seule fois. Le champ « Fin de la période d'essai » (obligatoire) se pré-remplit automatiquement selon le type de contrat et les dates saisies, en s'appuyant sur les durées maximales prévues par le Code du travail (2 mois pour un CDI, 2 semaines ou 1 mois pour un CDD selon sa durée, 45 jours pour une alternance en apprentissage, etc.) — la valeur proposée reste modifiable à la main, et si celle saisie dépasse le maximum estimé, un message de confirmation le signale à la validation du formulaire sans jamais bloquer l'enregistrement (l'estimation ne tient pas compte de tout, par exemple la catégorie professionnelle du salarié pour un CDI). Modifier un salarié par la suite ne touche jamais à ses contrats — seuls les écrans dédiés ci-dessous le permettent.

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Consulter la fiche salariéLa page « Détails » d'un salarié affiche un badge Statut (Actif/Inactif), un résumé du contrat en cours (ou du dernier contrat) et un tableau « Historique des contrats » listant chaque contrat passé et présent : type, dates, salaire brut, date de rupture et son motif le cas échéant. Un contrat terminé apparaît grisé pour le distinguer d'un contrat toujours actif (surligné en vert).

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Terminer, corriger ou réembaucherSur le contrat le plus récent : « Enregistrer la date de fin » (fin théorique prévue, typiquement un CDD) et « Enregistrer la rupture » (date et motif — démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de période d'essai, décès, retraite, autre — pour une fin réelle et anticipée, typiquement un CDI). Un salarié dont le contrat est terminé reste visible mais grisé dans les listes ; le lien « Nouveau contrat » permet de le réembaucher sans jamais effacer l'historique précédent.

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Corriger une erreur de saisie sur un contrat récentL'icône crayon en début de ligne du tableau « Historique des contrats » ouvre « Modifier le contrat » (type, dates, salaire brut) — utile en cas d'erreur de frappe (mauvaise date de début, mauvais type...) plutôt que de devoir créer un nouveau contrat pour la corriger. Disponible pendant au minimum 5 jours après la création du contrat, et jusqu'à la fin de la période d'essai si celle-ci va plus loin ; passé ce délai, l'icône reste visible mais grisée, avec une info-bulle indiquant la date limite exacte. Cette action est réservée aux comptes disposant du droit de gestion des contrats (Administrateur ou Super-Administrateur).

Saisir la présence au quotidien

La « Fiche de présence » d'un salarié affiche un calendrier du mois choisi. Chaque jour vide propose un bouton « + » pour ajouter un événement (jour travaillé, congé payé, congé non payé, absence, arrêt maladie, jour férié...) ; un jour déjà renseigné peut être modifié via l'icône crayon.

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Un jour travailléLes heures de début/fin de matinée et d'après-midi se pré-remplissent depuis l'horaire normal de la société pour ce jour de semaine, et restent modifiables à la main (retard, départ anticipé...). Si le salarié n'a pas fait de pause ce jour-là, cochez « Journée continue (sans pause) » : les champs « Fin matin » et « Début après-midi » se grisent et se vident automatiquement, seules les heures de début et de fin de journée comptent. Le champ « Petites absences dans la journée (en minutes) » sert aux interruptions en cours de journée (ex : sortie de 10h05 à 11h15 = 70) : elles sont déduites des heures travaillées, sans toucher aux heures d'arrivée et de départ.

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Une période (congés, absence...)Le mode « Période » applique le même type d'événement à toute une plage de dates en une seule saisie, plutôt que jour par jour — pratique pour un congé payé de plusieurs jours consécutifs.

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Travail partiel malgré une absenceSi un salarié travaille une partie de la journée avant de partir en arrêt maladie ou en congé, choisissez d'abord le bon type de jour (Arrêt Maladie, Congé...), puis cochez « A travaillé une partie de la journée » : les 4 champs d'heures réapparaissent (pré-remplis depuis l'horaire normal, modifiables) pour compter les heures réellement effectuées, tout en gardant le type d'absence correct pour ce jour sur la Fiche Navette.

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Journées d'école d'un salarié en alternancePour un salarié ayant un contrat d'alternance (apprentissage ou professionnalisation), le bouton « Calendrier des journées d'école », au-dessus de « Détails du salarié » sur la page de tous ses mois, affiche un calendrier par mois sur toute la durée de ses contrats d'alternance, y compris les mois à venir. Cliquez sur le premier jour d'une période, puis sur le dernier (la période peut couvrir deux mois, par exemple du 24/08 au 05/09) : chaque jour devient une « Journée d'école » (JA) sur la fiche de présence, les exports et la Fiche Navette. Les dimanches, jours fériés et jours déjà saisis autrement (travaillé, congé, maladie…) ne sont pas modifiés. Pour enlever des journées saisies par erreur, choisissez « Retirer des journées d'école » puis sélectionnez la période de la même façon. Une fois le contrat d'alternance terminé (date de fin ou rupture passée), son calendrier reste consultable mais n'est plus modifiable. Réservé aux Administrateurs et Super-Administrateurs.

Le calendrier affiche aussi automatiquement, sans rien saisir : les minutes manquées (badge rouge « -X », par exemple « -5 » pour 5 minutes manquées), le temps travaillé en plus (badge vert « +X »), le travail partiel malgré une absence (badge vert « TR »), ainsi que les jours de fin de contrat (« FC ») et de rupture (« RD ») posés directement à partir des dates enregistrées sur le contrat du salarié — ces deux derniers codes ne se choisissent jamais dans le menu de saisie, cf. légende plus bas. Le bouton « + » reste grisé (avec l'info-bulle « Hors contrat ») sur tout jour qu'aucun contrat du salarié ne couvre.

Consulter et exporter la fiche individuelle

En haut de la fiche de présence d'un salarié, un résumé affiche les heures supplémentaires du mois (25%/50%). Le bouton d'export propose Excel, Pdf ou Image, avec la légende des codes et les horaires normales de la société — et, sur mobile, l'option « Envoyer par mail » pour transmettre directement le document sans le télécharger.

Depuis la page de tous les mois d'un salarié, cliquer sur une année affiche tous les mois de cette année sous forme de fiches de présence en lecture seule (mêmes codes et badges), avec des flèches pour passer d'une année à l'autre ; le titre de chaque mois ouvre sa fiche de présence pour saisir.

Sous le calendrier, le bloc repliable « Heures réellement travaillées » liste chaque jour travaillé du mois avec ses heures d'arrivée et de départ (matin et après-midi), les petites absences, le total du jour et le lieu (nom de la borne si le jour a été badgé, « Saisie manuelle » sinon), puis le total du mois. Ce tableau figure aussi dans les exports Excel, Pdf et Image. Avec le badgeage, il signale en plus les jours à vérifier (voir ci-dessous).

Badgeage sur borne (option)

Option à inclure dans votre abonnement : sans elle, le menu « Bornes de pointage » n'apparaît pas et la présence se saisit uniquement à la main, comme décrit plus haut. Une borne est un téléphone ou une tablette posé à l'entrée du lieu de travail ; les salariés y badgent en arrivant et en partant, et Fiche de présence remplit lui-même les heures du jour. Les bornes sont mises en place par votre fournisseur ; leur gestion au quotidien (codes PIN des salariés, suivi des bornes, vérification des oublis) est réservée à un Administrateur ou un Super-Administrateur.

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Mise en place d'une borneL'installation et le paramétrage de chaque borne sont réalisés par votre fournisseur : la première borne est comprise dans la mise en service du module, chaque borne supplémentaire (nouveau site, nouveau chantier, remplacement d'un appareil) fait l'objet d'une intervention facturée. Vous pouvez fournir vous-même le téléphone ou la tablette, ou le commander à votre fournisseur sur devis. Une fois installée, la borne a sa propre icône sur l'écran d'accueil (une main qui tient une carte, avec le bandeau orange « BORNE »), différente de celle de l'application : si c'est l'icône habituelle de Fiche de présence qui apparaît, l'installation a été lancée depuis une autre page que celle de la borne. Pour ajouter une borne, contactez votre fournisseur. Une fois installée, la borne apparaît dans le menu « Bornes de pointage », avec le nom du lieu où elle se trouve (ce nom sert de lieu de badgeage).

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Au quotidienLaissez l'appareil branché en permanence, connecté au Wi-Fi du site, écran allumé, posé à hauteur des yeux près de l'entrée, la caméra tournée vers les salariés. La borne est verrouillée sur le clavier de pointage : les salariés n'ont accès à rien d'autre. Si l'appareil retombe un jour sur l'écran de connexion, touchez le bandeau « Ouvrir le clavier de pointage ».

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Donner un code PIN à chaque salariéSur la fiche « Détails » d'un salarié ayant un contrat en cours, bouton « Générer le code PIN » : un code à 4 chiffres est tiré au sort et affiché une seule fois. Imprimez-le aussitôt : un seul bouton imprime la carte du salarié (format carte bancaire, avec un QR code — le code lui-même n'y figure pas) et un pli confidentiel portant le code, à remettre séparément. Le code n'est jamais conservé en clair et ne peut plus être revu : en cas de perte, « Réinitialiser le code PIN » en attribue un nouveau et rend l'ancien code et l'ancienne carte inutilisables.

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BadgerLe salarié tape son code sur le clavier de la borne, ou présente sa carte devant la caméra (bouton QR ; le bouton « Changer de caméra » choisit la caméra avant ou arrière selon la façon dont la borne est posée). Il n'a jamais à choisir « arrivée » ou « départ » : la borne place le badge dans la bonne case et affiche « Bonjour … — Entrée enregistrée à 08:02 » ou « Au revoir … — Sortie … ». Un badge qui n'est pas pris en compte (voir ci-dessous) s'affiche sur un écran orange, avec la raison. Un second badge dans les 5 minutes est ignoré (double appui). Après 5 codes faux, la borne se bloque une minute.
Avant de taper son code, le salarié peut toucher « Signaler un motif » pour expliquer un retard ou une sortie (local fermé, demande du responsable, mission, transport, ou « Autre » avec un texte libre) : le motif est envoyé avec le badge, rappelé sur l'écran de confirmation, et effacé de la borne aussitôt après (ou au bout d'une minute sans activité). Il s'affiche ensuite sur la fiche de présence (icône bleue sur le jour, et sous le jour dans « Heures réellement travaillées ») et dans le mail de notification. C'est une simple information : les heures ne changent pas ; si le retard vient de l'employeur, corrigez le jour à la main.
Confirmation d'identité (option activée par le Super-Administrateur dans Paramètres → Bornes de pointage) : une fois le code ou la carte reconnu, la borne affiche le nom et la photo du salarié et lui demande « Êtes-vous bien … ? », avec le rappel qu'il est interdit de badger à la place d'un collègue. Le badge n'est enregistré qu'après « Oui, c'est moi ». Si la personne répond « Non » ou ne répond pas dans les 20 secondes, rien n'est enregistré et les administrateurs de la société (et le Super-Administrateur) reçoivent un mail. La photo s'ajoute sur la fiche du salarié (ligne « Photo » ; sur téléphone, l'appareil photo est proposé) ; sans photo, la borne affiche les initiales. Pensez à informer vos salariés de l'utilisation de leur photo.

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Comment les badges sont placésChaque badge va dans une des 4 cases du jour (Début matin, Fin matin, Début après-midi, Fin après-midi) selon son heure, comparée à l'horaire normal du jour. Trois limites servent de repère : le milieu de la matinée, le milieu de la pause et le milieu de l'après-midi. Exemple pour 08:00-12:00 / 14:00-17:00 : avant 10:00 → Début matin ; de 10:00 à 13:00 → Fin matin ; de 13:00 à 15:30 → Début après-midi ; à partir de 15:30 → Fin après-midi. En journée continue, seules Début matin et Fin après-midi existent, séparées par le milieu de la journée ; en demi-journée, les badges en dehors de la demi-journée prévue sont ignorés. Une case déjà remplie n'est jamais écrasée : le badge est alors conservé mais ignoré, comme un badge fait un jour non ouvert à l'horaire ou un jour d'absence (congé, maladie…). Un jour saisi à la main peut être complété par un badge seulement dans une case encore vide. Les badges ignorés apparaissent sur fond orange, avec leur raison, sous le jour dans « Heures réellement travaillées ». Ceux d'un jour non travaillé (jour fermé, congé, absence…) sont signalés par une icône orange sur le jour du calendrier (détail au survol) et listés à part, sous le tableau, dans « Badges non pris en compte les jours non travaillés ».

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Vérifier et corriger les oublisSur la fiche de présence, un triangle orange marque un jour badgé à vérifier (cases restées vides, par exemple « Non badgé : Fin matin, Début après-midi » si la pause n'a pas été badgée) ; le détail s'affiche au survol et dans « Heures réellement travaillées », dont l'en-tête indique le nombre de jours à vérifier. Seules les demi-journées complètes comptent dans les heures : complétez les cases vides. Le jour même, les cases pas encore badgées apparaissent simplement « Journée en cours ». Pour corriger, utilisez le bouton Modifier du jour : le triangle laisse place à une coche grise et le tableau garde la trace (« Corrigé à la main le … ») ; la borne ne remplira ensuite que les cases encore vides. Un jour peut être enregistré incomplet (par exemple en déplaçant une heure pour libérer la case qui recevra le prochain badge) : il reste alors signalé à vérifier tant qu'il n'est pas complet.

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Mail quotidienChaque matin, les administrateurs reçoivent par mail la liste des jours encore à vérifier de leur société (le Super-Administrateur, celle de toutes les sociétés), groupés par salarié. Un jour corrigé n'y figure plus le lendemain ; sans rien à vérifier, aucun mail n'est envoyé. Un administrateur peut en plus recevoir un mail à chaque badge (salarié, entrée ou sortie, heure, borne) : case « Notifications de pointage des salariés » sur la fiche de son compte (Utilisateurs → Détails), désactivée par défaut, réservée aux profils Administrateur et Super-Administrateur. Une fois activée, une copie peut aussi partir vers une ou deux adresses mail secondaires, à renseigner via « Modifier » (chacune a son propre interrupteur, affiché seulement si l'adresse est valide).

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Vérifier le lieu de la borneÀ chaque badge, la borne enregistre sa position (GPS de l'appareil, ou réseaux Wi-Fi et antennes alentour), avec sa précision. La première position assez précise devient le lieu habituel de la borne. Un badge fait à plus de 200 m de ce lieu (marges d'erreur de l'appareil déduites) est toujours accepté, mais le jour est signalé « Borne déplacée » (triangle orange et mail du matin). Une position trop imprécise (plus de 500 m, par exemple quand l'appareil ne se repère que par sa connexion internet) n'entraîne aucune alerte. Le lien « Positions » de l'écran « Bornes de pointage » montre l'historique des positions, avec un lien vers la carte ; si la borne a réellement été installée ailleurs, un administrateur clique sur « Définir comme nouvelle position de référence » sur la ligne en alerte : les badges suivants y seront comparés. La liste des bornes indique aussi si la localisation est refusée ou imprécise sur l'appareil. À l'installation, autorisez la position pour la borne et activez la localisation « haute précision » d'Android (GPS et recherche Wi-Fi). Pensez à mentionner cet enregistrement de la position de l'appareil dans l'information donnée aux salariés sur le badgeage.

Activité des bornes (menu et écran « Bornes de pointage » ; un Administrateur ne voit que les bornes de sa société, le Super-Administrateur toutes les sociétés) : toutes les tentatives de badge, jour par jour (le jour même par défaut, filtres par période, société, borne et résultat), y compris les codes inconnus, les QR codes non reconnus, les identités non confirmées et les badges ignorés, avec une carte des positions transmises par les bornes. Le code saisi n'est jamais affiché en entier : pour un code inconnu, seuls ses 2 derniers chiffres apparaissent.

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Retirer une borne« Révoquer » sur l'écran « Bornes de pointage » (appareil perdu, remplacé...) : l'appareil ne peut plus badger, mais la borne et l'historique de ses badges sont conservés. Pour remettre l'appareil en service, cliquez sur « Réappairer » sur la même ligne : la borne reçoit un nouveau code d'appairage et garde tout son historique, sans créer de nouvelle ligne. Une borne ne reconnaît que les salariés de sa société (rappelée en haut de l'écran, avec son SIRET) : pour une autre société, créez une borne dans cette société. Désinstaller l'application ne suffit pas à retirer une borne (le serveur n'en est pas prévenu) : révoquez-la. La liste indique « En ligne » tant que l'appareil donne des nouvelles (toutes les 5 minutes quand la page est ouverte), « Hors ligne » au-delà de 15 minutes sans nouvelles (éteint, sans réseau, page fermée ou application désinstallée).

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Que faire si…

La borne est « Hors ligne » : vérifiez qu'elle est allumée, branchée, connectée au Wi-Fi et que l'application de la borne est ouverte ; elle repasse « En ligne » dans les 5 minutes.
Un salarié a oublié son code : le code ne peut pas être revu ; « Réinitialiser le code PIN » sur sa fiche en attribue un nouveau (nouvelle carte et nouveau pli à imprimer).
Une carte est perdue ou volée : réinitialisez le code PIN du salarié, l'ancienne carte devient inutilisable.
La borne affiche l'écran de connexion : touchez le bandeau « Ouvrir le clavier de pointage », puis relancez l'application depuis son icône.
La borne dit ne plus être enregistrée (borne révoquée, appareil réinitialisé) : sur l'appareil lui-même, connectez-vous avec un compte Administrateur, menu « Bornes de pointage », choisissez la bonne société, « Réappairer » sur la borne concernée (ou « Ajouter une borne » s'il n'y en a pas) puis « Appairer cet appareil » ; en cas de doute, contactez votre fournisseur.
L'appareil ne doit plus servir de borne (et l'écran de connexion propose encore « Ouvrir le clavier de pointage ») : révoquez la borne, ouvrez le clavier sur l'appareil, puis touchez « Nettoyer les traces de borne de cet appareil ».
Tous les codes d'un salarié sont refusés (« Code inconnu ») : vérifiez que la borne appartient bien à la société du salarié (en haut de l'écran « Bornes de pointage ») ; une borne ne reconnaît que les salariés de sa propre société.
La caméra ne lit pas les cartes : utilisez « Changer de caméra », rapprochez ou éloignez la carte, améliorez l'éclairage ; le salarié peut toujours taper son code.
La borne affiche « Localisation désactivée » (ou la liste indique « Localisation refusée ») : dans Chrome sur l'appareil, Paramètres → Paramètres des sites → Position, autorisez le site de l'application ; la borne repasse en « Position vérifiée » au badge suivant. Les badges restent acceptés entre-temps.
Un jour est signalé « Borne déplacée » : ouvrez « Positions » sur la borne pour voir où le badge a été fait. Si la borne a été volontairement installée ailleurs, « Définir comme nouvelle position de référence » ; sinon, remettez-la à sa place et vérifiez le jour concerné.
Un salarié a oublié de badger (par exemple son retour de pause) : sur la fiche de présence, ouvrez « Heures réellement travaillées » et utilisez « Ajouter un badge oublié » sous le jour (Administrateurs et Super-Administrateurs). Le badge est placé dans sa case, si elle est encore vide, avec la même règle que la borne ; les badges suivants du salarié (son départ, par exemple) continuent de compléter la journée. Le badge ajouté reste signalé (« ajouté par … le … »). Vous pouvez aussi utiliser le bouton Modifier du jour.

Générer la Fiche Navette Paie

Accessible depuis « Salariés » ou l'accueil, bouton « Fiche Navette Paie » d'une société. C'est le document mensuel transmis au service paie, résumant pour chaque salarié : heures effectuées, heures supplémentaires, congés, absences, retards, primes et ICCP.

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Choisir le mois, l'année et le modèleTrois modèles disponibles — SOLA (modèle papier standard), RSM (colonnes Entrée/Sortie, motifs d'absence détaillés) et MEI (reproduction du calendrier complet et des heures réellement travaillées de chaque salarié, suivis de ses heures sup, primes, ICCP et déduction) — chacun avec ses propres colonnes, reproduisant fidèlement le document papier habituel du client. Changer de modèle ou de mois recharge la page ; le dernier modèle utilisé est mémorisé automatiquement pour la prochaine visite.

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Compléter les valeurs libresPour chaque salarié listé (uniquement ceux dont un contrat touche le mois choisi) : heures supplémentaires 25%/50%, primes exceptionnelles, ICCP (proposé et pré-calculé automatiquement pour un salarié dont le contrat se termine ce mois-là, modifiable si l'indemnisation ne porte que sur une partie des jours), et Déduction — un montant en euros à retenir au titre d'une avance sur salaire ou d'une saisie sur salaire (retenue judiciaire), accompagné d'un champ « Type de déduction » en texte libre pour préciser le motif (ex. « Avance sur salaire », « Saisie sur salaire »). Si les deux cas coexistent le même mois pour un salarié, additionnez le montant total dans « Déduction » et détaillez les deux dans le texte. Un bouton « Enregistrer » par salarié sauvegarde sa ligne sans recharger la page ni toucher aux autres lignes en cours de saisie. Les modèles SOLA et MEI partagent ces valeurs : une valeur saisie sur l'un se retrouve sur l'autre. Sur MEI, les heures sup sont pré-remplies avec le calcul fait à partir des heures travaillées (au-delà de 35 h par semaine) tant que rien n'a été enregistré pour le salarié ce mois-là ; elles restent modifiables.

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Générer ou envoyer par mailChoisissez le format (Excel, Pdf, Image), puis « Télécharger » ou « Envoyer par mail » (adresses de la société déjà enregistrées, ou une adresse libre à saisir) et cliquez sur « Générer ». Le format choisi est lui aussi mémorisé pour la prochaine génération. Astuce : cliquer sur « Générer » enregistre au passage toutes les valeurs saisies, même celles pour lesquelles vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer » ligne par ligne.

Fiche Navette Paie GLOBALE

Pour un groupe réunissant plusieurs établissements (même SIREN), le bouton « Fiche Navette Paie GLOBALE » (depuis l'accueil ou « Salariés », réservé au Super-Administrateur — un Administrateur ou un Utilisateur ne voit ni ce bouton ni cet écran, même en tapant directement l'adresse) combine sur un seul document les salariés de tous les établissements du groupe pour le mois choisi. Une colonne « Société - SIRET » précise l'établissement de chaque salarié, avec un fond de couleur distinct par établissement pour s'y retrouver d'un coup d'œil dans le tableau d'aperçu « Salariés inclus ». Cet écran est en lecture seule : les valeurs (heures sup, primes, ICCP, déductions...) ne s'y saisissent pas — elles reprennent automatiquement ce qui a déjà été enregistré au préalable sur l'écran de chaque société individuelle. Comme pour la fiche par société, le mois, le modèle et le format se choisissent avant de cliquer sur « Générer » ou « Envoyer par mail ».

Sociétés, horaires, jours fériés et paramètres

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SociétésRéservé au Super-Administrateur : coordonnées, représentant légal, SIRET/SIREN (le SIREN se recalcule automatiquement à partir du SIRET), société mère, logo et adresses mail utilisées pour l'envoi de la Fiche Navette. La création d'une nouvelle société est limitée au même SIREN que celui de la société du Super-Administrateur (principe « un groupe = une instance ») et au nombre d'établissements prévu par le contrat.

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Horaires normalesL'horaire habituel (matin/après-midi) de chaque jour de semaine, par société — sert de base au pré-remplissage des heures et au calcul des heures normales, des retards et des heures d'absence. Un total par demi-journée, par jour et pour la semaine s'affiche automatiquement en bas de l'écran. Consultable par tout Utilisateur ; la modification est réservée à un Administrateur ou un Super-Administrateur (sinon l'icône « Modifier » apparaît grisée).

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Jours fériésLes jours fériés particuliers d'une société s'ajoutent aux jours fériés nationaux et apparaissent automatiquement en rouge sur le calendrier de présence. Gestion réservée à un Administrateur ou un Super-Administrateur.

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ParamètresRéglages communs à toutes les sociétés (lien « Paramètres » du menu, réservé à un Administrateur ou un Super-Administrateur) : jour limite d'envoi de la Fiche Navette dans le mois, adresses mail destinataires par défaut, texte de rappel sur les justificatifs à fournir — repris tel quel dans l'entête de toutes les Fiches Navette générées. Cet écran affiche aussi, en lecture seule, le palier d'abonnement souscrit (nombre de comptes utilisateurs autorisés et tarif associé) : un changement de palier se fait uniquement auprès de l'éditeur de l'application.

Utilisateurs et droits d'accès

Rôle	Peut faire
Utilisateur	Consultation seule, pour les salariés de sa société : fiche de présence (et ses exports Excel/PDF/Image), fiche d'un salarié, congés, horaires normales. Aucun ajout ni aucune modification.
Administrateur	Tout ce que peut un Utilisateur, plus la saisie de la présence (ajouter et modifier un événement, congés), la Fiche Navette Paie, la création/modification des salariés et de leurs contrats, la gestion des utilisateurs de sa société, des jours fériés, des horaires normales et des paramètres — et, avec l'option badgeage, des bornes de pointage et des codes PIN des salariés (ainsi que le mail quotidien des jours à vérifier).
Super-Administrateur	Tout ce que peut un Administrateur, plus la gestion des sociétés du groupe et l'accès à la Fiche Navette Paie GLOBALE.

Une action non autorisée pour votre rôle n'est jamais masquée sans explication : le bouton ou l'icône reste visible mais grisé, avec une info-bulle qui précise pourquoi (droit manquant, délai expiré...).

Un Administrateur ou un Utilisateur ne voit que les salariés, horaires et bornes de sa propre société, même en modifiant l'adresse dans le navigateur ; seul le Super-Administrateur a accès à toutes les sociétés du groupe.

Le nombre de comptes utilisateurs pouvant être créés dépend du palier souscrit auprès de l'éditeur (visible en lecture seule sur « Paramètres »). Une fois la limite atteinte, le bouton « Créer » d'un nouvel utilisateur apparaît grisé avec un message l'expliquant ; contactez votre fournisseur pour changer de palier.

Validation des adresses mail. À la création d'un compte, un lien de validation est envoyé au nom d'utilisateur (l'adresse de connexion) et à chaque adresse mail secondaire renseignée. Le compte ne peut pas être utilisé tant que le nom d'utilisateur n'est pas validé ; une adresse secondaire n'apparaît sur la fiche (et ne reçoit les copies de notification) qu'après sa propre validation. Chaque lien est valable 7 jours et ne sert qu'une fois ; depuis la fiche de l'utilisateur, « Renvoyer le lien de validation » en envoie un nouveau (l'ancien ne fonctionne plus). Modifier une adresse secondaire envoie un nouveau lien à la nouvelle adresse.

Légende des codes de présence

Code	Signification
TR	Jour travaillé
CP	Congé payé
CN	Congé non payé
AM	Arrêt maladie
AB	Absent (non justifié)
RP	Repos
FE	Jour férié
FC	Fin de contrat (théorique, automatique)
RD	Rupture du contrat (réelle, automatique)
HC	Hors contrat
AP	Activité partielle
JA	Journée d'école (alternance)
FR	Fermeture exceptionnelle du lieu de travail
FM	Absence pour cause de force majeure extérieure
MT	Congé de maternité
PT	Congé de paternité

« FC » et « RD » se posent automatiquement sur le calendrier à partir des dates renseignées sur le contrat du salarié — ils ne se choisissent jamais dans le menu de saisie.

Utilisation sur mobile

Depuis un navigateur mobile, le menu de votre téléphone propose « Installer » Fiche de présence comme une application à part entière, avec son icône sur l'écran d'accueil. Les tableaux et le calendrier de présence s'adaptent automatiquement aux petits écrans, et l'option « Envoyer par mail » remplace le téléchargement pour transmettre une fiche directement depuis son téléphone.